Como iniciar uma solicitação de doação?
A solicitação deve ser registrada pelo solicitante por meio da Minha Klabin, contendo todas as informações necessárias para análise e processamento.
O que é o KDP e para o que serve?
O KDP é o portal de doação para onde o chamado aberto pela área solicitante passa por todo o fluxo das áreas envolvidas com o processo até a sua finalização.
Quais documentos são necessários para a CADM iniciar a tratativa?
O Termo Assinado e o DOPA são documentos obrigatórios em todas as solicitações, independentemente do tipo. Para doações de materiais, o formulário de ordem de venda deve ser anexado juntamente com os demais documentos. Já nos casos envolvendo ativos, o número da PAAF deve ser incluído na tratativa.
O que acontece quando a solicitação chega na CADM?
A CADM realiza a conferência das informações e da documentação enviada. Estando tudo correto, efetua o lançamento do documento no SAP. Caso sejam identificadas informações pendentes, inconsistências ou erros no processo, a solicitação é devolvida à área solicitante para que sejam realizados os ajustes e as tratativas necessárias.
Como é definido o tratamento da doação?
•Doação Monetária/Patrocínio: criação de documento financeiro (FI);
•Doação de Material: criação de ordem de venda (OV);
Quando é necessário solicitar NFD?
Após aprovação do documento SAP, a NFD deve ser solicitada via Power Apps pela área solcitante. O responsável emissão da NFD é a área fiscal.
O que pode causar atraso no processo?
Falta de documentos, assinaturas/aprovações pendentes, informações incorretas ou divergências.
Como acompanhar o status da solicitação?
Por meio do número do chamado aberto, no portal KDP.
O que fazer quando tenho problemas com códigos de fornecedores ou materiais?
Acionar área de cadastros para informações adequadas.
Quem devo procurar em caso de dúvidas sobre a documentação ou fluxo?
Os pontos focais de comunicação e/ou controles internos.
Pontos relevantes
•Todos os anexos devem estar legíveis e completos;
•O Termo deve estar assinado por todas as alçadas;
•As informações entre termo e dopa devem corresponder;
•A CADM não possui ação em doações de refeição, para casos como esse, a tratativa é entre área de alimentação vs sapore;
•Em alguns casos, a doação pode envolver um fluxo em que a Klabin realiza o pagamento de um produto que será entregue diretamente a outra instituição. Por exemplo, em uma doação de copos, a Klabin efetua o pagamento à empresa responsável pela fabricação dos materiais (via FI), de acordo com a quantidade solicitada, enquanto a entrega é realizada diretamente pela fornecedora à instituição beneficiada pela doação. Em casos como esse, a informação deve ser formalizada;
•O dado bancário deve estar atualizado conforme o termo quando se trata de doação monetária;
•A central administrativa não é responsável pela ampliação/atualização de códigos. (fornecedor e material);
•Novos fluxos de doação são validados por controles internos.