Central de Ajuda

É o processo responsável por garantir que empresas terceirizadas e seus colaboradores estejam devidamente cadastrados, com documentação válida, integração realizada e aptos para acessar as unidades da Klabin, conforme requisitos legais e corporativos.

O processo se inicia após a contratação da empresa, quando o contrato é cadastrado na plataforma e o fornecedor recebe acesso para iniciar o cadastro dos colaboradores e postagem dos documentos.

O fornecedor é responsável por cadastrar todos os colaboradores que atuarão nas unidades, incluindo dados pessoais, foto e vínculo com o serviço contratado.

Devem ser apresentados documentos obrigatórios da empresa e dos colaboradores, além de certificados específicos conforme a matriz de risco do serviço e em conformidade ao guia prático de credenciamento.

A validação é realizada pela plataforma WeHandle, que analisa a conformidade de todos os documentos.
O prazo de validação é de até 48 horas úteis por envio e em caso de recusa, o prazo é reiniciado após reenvio do documento.

O fornecedor deve verificar o motivo da recusa no sistema, realizar os ajustes necessários e reenviar o documento para nova validação. É fundamental garantir a qualidade dos arquivos encaminhados, que devem estar legíveis e devidamente assinados.

Após a validação dos documentos, o fornecedor agenda a integração de segurança na plataforma, conforme disponibilidade das turmas abertas pela equipe de Segurança da unidade.

A liberação para retirada do crachá ocorre após:

1. Validação de todos os documentos obrigatórios
2. Realização da integração de segurança

Nas unidades do Paraná (Monte Alegre Indústria, Monte Alegre Florestal e Puma), a entrega dos crachás é realizada no escritório de Monitoramento Trabalhista de Terceiros.
Nas demais unidades Klabin, a retirada do crachá deve ser realizada na portaria da unidade onde o serviço será executado.

Principais causas:

1. Documentos inválidos ou pendentes
2. Integração de segurança não realizada
3. Matriz de risco não preenchida

A solicitação de prioridade deve ser realizada pelo gestor técnico Klabin da empresa via chat online (24h) ou Zendesk, ambos disponíveis na plataforma WeHandle. As solicitações geram um ticket para acompanhamento, com SLA de retorno de até 4 horas.
O e-mail de suporte do Monitoramento Trabalhista de Terceiros (trabalhistaterceiros@klabin.com.br) também pode ser acionado para apoio.

Link Zendesk: https://wehandle.zendesk.com/

O acompanhamento do status do credenciamento deve ser realizado diretamente na plataforma WeHandle, onde o fornecedor ou gestor Klabin pode consultar:

1. Situação dos cadastros dos colaboradores;
2. Status da validação dos documentos;
3. Pendências existentes;
4. Motivos de recusas, quando aplicável.

A plataforma permite o acompanhamento em tempo real da evolução do processo de credenciamento.

Em caso de dúvidas ou necessidade de apoio, o fornecedor poderá acionar os canais de atendimento disponíveis, como chat online, Zendesk ou e-mail do Monitoramento Trabalhista.

A intervenção do gestor é recomendada nos seguintes casos:
Intervir quando:

1. Houver risco de atraso na operação;
2. Existirem recusas recorrentes de documentos;
3. O prazo padrão não atender à necessidade operacional;

Além disso, a atuação do gestor é importante em situações como:

4. Necessidade de priorização na validação de documentos;
5. Identificação de pendências não regularizadas, mesmo após notificações e acompanhamento do Monitoramento Trabalhista;
6. Necessidade de alinhamento técnico, como definição de matriz de risco ou certificações obrigatórias.

Em casos de mobilização urgente, o processo deve ser conduzido com priorização e acompanhamento próximo. Ações recomendadas:

1. Acionar o gestor técnico para alinhamento da necessidade e definição de prioridades;
2. Solicitar priorização da validação documental por meio dos canais oficiais (chat online ou Zendesk);
3. Realizar o acompanhamento contínuo das pendências na plataforma WeHandle;
4. Garantir que todos os documentos obrigatórios sejam postados corretamente, evitando recusas por inconsistências;
5. Acompanhar o agendamento e realização da integração de segurança;

Pontos de atenção:

1. A urgência não elimina requisitos obrigatórios, como validação documental e integração;
2. A qualidade dos documentos enviados é essencial para evitar retrabalho e atrasos;
3. A atuação integrada entre fornecedor, gestor e Monitoramento Trabalhista é fundamental para garantir agilidade no processo.